Функции управления и их роль в управленческой деятельности

Функция управления это особый вид управленческой деятельности, процесс продукта разделения труда и специализации в сфере управления, а также конкретные формы управленческого воздействия на деятельность системы, которые обуславливают и определяют содержательную часть деловых взаимоотношений.

В этих определениях функции заложена та динамичность, которая дает возможность сохранить инвариантность. Это понятие вводится для конкретизации уровня управления (от отрасли до конкретной подсистемы), процессных и других характеристик той системы, деятельность которой рассматривается.

Общность понятий функций управления определяется и тем, что все они могут характеризоваться и рассматриваться по отношению к СУ и ОУ; содержанию и назначению; виду и этапу управленческой деятельности.

Несмотря на то, что многие авторы признают наличие управленческих функций — важнейших атрибутов теории и практики научных основ управления, — нет единства мнений в вопросе их количества и качества. Наиболее подробно, как нам представляется, описаны функции Г. Кунцом и С. О’Доннелом в книге «Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций» [30]. При этом выделяется шесть функций управления (планирование, органіна- ция, руководство, лидерсіво, работа с кадрами, коні роль). В составе каждой функции авторы выделяют подфункции. Например, функция планирования содержит такие подфункции, как предположение, постановка целей, принятие решений, стратегия и политика. Другие авторы, в частности, Д. М. Крук [26], считают, что содержание управленческой деятельности реализуется в пяти функциях управления (планирование, организация, координирование, руководство и контроль). Нет единства мнений по этому вопросу и среди зарубежных авторов. Так, А. Файоль [44], которому приписывают первоначальную разработку этой концепции, считал, что существует пять исходных функций.

М. Мескон с соавторами выделяет четыре основные функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль. При этом в качестве связующих между ними, выступают функции принятия решений и коммуникация.

Обзор литературы по этому вопросу, а также собственный опыт, дают возможность утверждать, что управленческий труд, как и управленческую деятельность, сопровождают следующие 12 функций: це- леполагание, организация, координация, принятие управленческого решения, планирование, доорганизация, регулирование, контроль, работа с кадрами, мотивация, лидерство и администрирование (руководство). С появлением реальной самостоятельности в деятельности аппаратов управления и, соответственно, должностных лиц, возникает необходимость реализации еще двух функций: представительство и заключение сделок или подписание договоров. Таким образом, управленческая деятельность конкретизируется четырнадцатью функциями.

Отдельные авторы к числу функций управления относят анализ, прогнозирование, учет, отчет, оценку, стимулирование и др. Это, как мы полагаем, ошибочная точка зрения и не совсем правильный подход, прежде всего, с логической и методической стороны. На наш взгляд, все названные управленческие функции содержат анализ, прогнозирование, учет и др. Например, как можно разрабатывать и утверждать цель или управленческое решение как управленческие функции, не используя на этапе их подготовки такие операции, как прогноз, анализ, учет и др. Поэтому последние следует рассматривать не как самостоятельные, а как составляющие элементы управленческих функций (подфункций), которыми руководители должны в совершенстве владеть — навыками, например, т. е. уметь проводить анализ информации, результатов деятельности, управленческого труда, использования рабочего времени и т. д.

Анализ — важный навык и операция любой функции управления, осуществляемая на макроуровне (уровне народного хозяйства конкретной страны, ведомства) и на микроуровне (уровне отдельной системы или ее подразделений).

1. Логический. Это всестороннее обобщение, сопоставление данных и информации, поиск закономерностей, определение причинно-следственных связей, формирование целевых установок и задач на основе логико-мыслительной деятельности. Этому виду анализа присущи синтез, расчеты и прогнозы, абстрагирование и конкретизация, индукция и дедукция. Логический анализ осуществляется, как правило, по определенной технологии. Разновидностью логикомыслительного процесса является интуиция, эвристические приемы, латеральность (нестандартность) мышления и т. д.

2. Статистико-математический используется для статистического или математического подтверждения отдельных данных, показателей, выявленных закономерностей, а также для проведения прогнозных исследований.

3. Важную роль в системе имеет мотивационный анализ. Он исследует причины и условия, определяющие поведение пациентов по отношению к видам медицинской помощи, ее квалификации, деонтологии медицинских работников и др.

Мотивационный. Это часть маркетинговых исследований, позволяющих системе избежать ошибок в своей рекламной деятельности и деятельности других систем, укрепить свое положение на рынке.

4. Самостоятельной областью анализа является функционально-стоимостный (см. гл. 7.5), который дает возможность совершенствовать организационно-планировочную структуру системы, снижать затраты на управленческую и производственную деятельность при сохранении качества и других функций, удовлетворяющих потребности пациента или коллектива.

5. В условиях рыночной экономики своевременное проведение квалифицированного анализа является обязательной предпосылкой выработки эффективных управленческих решений, непременным условием достижения успеха в данной сфере деятельности. Поэтому наиболее распространен экономический анализ.

6. Разновидностью экономического анализа является SWOT-анализ. Он носит комплексный характер и предназначен для выявления слабых и сильных сторон системы, ее возможностей и возникающих угроз для дальнейшего ее функционирования.

Знание собственных сильных сторон (обладание передовой технологией, которой не располагает конкурент, и др.), и слабых сторон конкурирующих медицинских учреждений (устаревшее оборудование, недостаточно хорошая репутация у потенциальных пациентов и др.), а также имея возможности для освоения новых технологий, ослабления позиций конкурентов ит.д., и вычислив угрозы (появление новых мощных конкурентов и проч.), позволяет выработать эффективную стратегию поведения.

Для повышения эффективности работы системы анализируется уровень использования системных ресурсов (трудовых, материальных, оборудования, финансовых и др.). Важным разделом SWOT-анализа является исследование издержек производства, выявление резервов их снижения.

7. В экономическом анализе деятельности системы или отдельных ее сторон функционирования широко применяется факторный подход.

8. Анализ организационной структуры и системы управления применяется для дальнейшего совершенствования, повышения эффективности воздействия на результативность деятельности организации.

Любой анализ представляет собой расчленение изучаемого явления на отдельные элементы и выбор показателей (индикаторов), характеризующих состояние и динамику каждого элемента; сравнение численных значений выбранных показателей со значениями базового периода (с другими периодами), с показателями других логичных объектов (с развитием других сторон и систем, видов деятельности и т. д.); сравнение с нормативным (эталонным) уровнем; формулирование выводов, которые являются основой для принятия эффективных управленческих решений.

Каждая из функций управления содержит перечень необходимых знаний и навыков, обеспечивающих их успешную реализацию в практической деятельности. Таким образом, функция и навык, как операция и процедура, — это единое звено конкретного вида управленческой деятельности и составные части (элементы) должностного документа.

Итак, реализуя на практике те или иные управленческие механизмы, руководитель совместно с аппаратом управления использует технологический и функциональный аспекты управления системой, так как между ними существует тесная взаимосвязь.

Таким образом, в своей повседневной управленческой деятельности руководители, независимо от их иерархического уровня и служебного положения, организовывая и управляя деятельностью конкретной системы, неизбежно сталкиваются с необходимостью выполнения тех или иных технологий, как и тех или иных функций управления.

К сожалению, до настоящего времени в управлении системой медицинской помощи нет пока еще четко определенных, дифференцированных функций, составляющих основу содержания и специфику управленческой деятельности; деловой смысл управленческих отношений; должностных документов.

В этой главе рассмотрим только содержание некоторых функций управления (одни были уже рассмотрены в гл. 5, 6, а другие будут рассмотрены в гл. 8, 9).

Организация — это функция управления, задачей которой является формирование структуры объекта, а также обеспечение его всем необходимым для нормальной работы (персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др.). В любом плане всегда имеется стадия организации, т. е. создания реальных условий для достижения запланированных целей. Организация, как функция управления, предполагает воздействие на сознание и поведение индивидов, социальных групп со стороны субъектов управления для поддержания и улучшения деятельности управляемых систем. Содержание воздействия составляет совокупность приемов и способов, направленных на создание и совершенствование взаимосвязей между элементами управляемой системы по вертикали и по горизонтали.

Формы и методы организации как функции управления весьма разнообразны Прежде всего, следует отметить выдвинутую и апробированную еще Ф. Тейлором форму рационализации организационной деятельное ги, в основе которой лежало оптималь-

Координация — это одна из основных функций управления системой, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность ее работы. Главная задача координации — достижение согласованности в деятельности всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) межд'' ними и с окружающей средой. Ха- ракте р этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио- и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех функций управления, а также действий руководителей. Таким образом, с помощью координации определяется целостность, устойчивость системы.

Близким к понятию «координация», является понятие «регулирование», которое также присуще одной из основных функций управления и предполагает устранение отклонений от нормального режима работы фирмы во внутренних ее параметрах и характеристиках.

Регулирование — это согласование по нормативам соответствия, в которых предупреждается выход из нормального режима работы, и предусматривается возможность кризиса или разрушения. Регулировать — значит добиваться необходимого соответствия и согласованности характеристик.

Планирование — это функция управления, с помощью которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Планирование как функция управления рассматривается в двух направлениях: планирование деятельности системы и планирование реализации управленческих решений (см. гл. 6).

Планирование деятельности системы — это комплекс мероприятий (государственных, нормативно-правовых, общественноорганизационных, социально-экономичес- 136

ное распределение административных функций и ответственности каждого звена управленческого аппарата.

Существенный вклад в исследование проблем организации как функции управления внес М. Вебер. По Веберу, организация представляется как произвольное соглашение людей, которые объединяются в процессе работы, с распределением и закреплением за каждым членом определенных функций для наиболее эффективной деятельности всей организационной системы. У всех объединившихся людей предполагается наличие общих интересов, а в идеальном типе организации, кроме того, совпадение ее целей с целями каждого ее члена. Ныне накоплен определенный опыт реализации организации как функции управления. В нем выделены, например, такие направления: рациональное разделение и изучение потоков информации, используемых при подготовке и принятии решений; механизм обоснования, принятия и изменения целей, выявления расхождений между действительными и декларируемыми целями организаций; мотивация деятельности управленческого персонала; разрешение внутрисистемных конфликтов ит. д.

Организация предполагает сочетание методов убеждения и принуждения в процессе воздействия на отдельных сотрудников, социальные группы, хозяйственные системы и организации. Важно своевременно информировать сотрудников об изменении их должностных обязанностей, о нормах поведения и наложенных санкциях за нарушение принятых норм деятельности, которые бывают различных видов. Они специфичны по отношению к конкретной сфере деятельности. Обычно к оргметодам относят оргпланирование, приказы, распоряжения, инструкции, регламенты, инструктирование, ориентацию и реорганизацию. Названные организационные методы чаще всего используются комплексно, учитывая специфику деятельности СУ и ОУ, что дает возможность обеспечивать их оптимальное сочетание, последовательное подключение на отдельных этапах решения управленческой проблемы.

Рис. 7.2.1. Взаимодействие функций в системе

ких, политических, личностно-коллективных и др.), направленных на удовлетворение потребностей с учетом имеющихся возможностей, т. е. сообразуясь с реальной действительностью.

Функция планирования деятельности предполагает реализацию следующих пяти методов: нормативного; аналитического; балансового; соотношения и пропорций; эксперимента.

Начальным элементом планирования деятельности является прогнозирование, которое указывает на возможные направления будущего развития системы, рассматриваемого в тесном взаимодействии с окружающей его средой. С помощью прогнозов на будущее и стратегических планов строится работа системы в целом и ее подсистем, отдельных сотрудников.

Мотивация — это функция управления, которая ставит задачей активизировать работающих и побудить их эффективно трудиться для выполнения поставленных целей и задач. Для этого осуществляется материальное и моральное стимулирование работающих, обогащается содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их развития.

Контроль — это функция управления, задача которой состоит в количественной и качественной оценке работы и учете ее результатов. Главные инструменты выполнения этой функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Среди функций управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, а также норм и нормативов.

В практике управления его функции реализуются в совокупности и взаимодействии, что обеспечивает устойчивое положение системы в социально-экономической среде, растут возможности внутренней гармонии характеристик ее функционирования.

Функции управления в зависимости от вида управления (оперативный, тактический, ситуационный, стратегический, проблемно-целевой), характера ситуации (стабильная, дестабилизирующая, прогнозируемая, трудно- или непрогнозируемая и др ), специфики и особенностей решаемого вопроса (проблемы), характера производственного труда и т. д. подлежат иерархической декомпозиции. В этом случае функция — это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку и направленных на достижение частной и подчиненных общей цели управления.

Функции, выполняемые в системе, можно разделить на три большие группы (рис. 7.2.1): 1) общие; 2) управленческой деятельности; 3) производственные.

К общим функциям управления относятся названные 14 функций по обоснованию целей, организации, координации, планированию деятельности системы, стимулированию и контролю деятельности работников, занятых, в основном, во вспомогательном и обслуживающем производстве или выполняющие главные, вспомогательные и дополнительные управленческие операции по организации функционирования системы в целом или служб, структурных подразделений, персонала, инновационной и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерского учета и др. Особое внимание уделяется стратегическому и ситуационному управлению, образно сравниваемому с зонтиком, под которыми укрываются все функции управления.

К функциям управления управленческой деятельностью относятся обеспечение процесса управления в целом или его отдельных технолого-функциональных фаз, аудита и маркетинга в системе, консультационная деятельность.

К производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего персонала или подразделений по выполнению заданий, обязанностей и медицинских технологий или предоставлению услуг, информации, знаний. Например, реализация решений, обследование и лечение пациентов, предоставление параклинических медицинских услуг, ведение бухгалтерского учета, делопроизводства, статотчетности и др.

На примере медицинского учреждения назовем следующие функции:

1. Производственные. Их выполняют инспектора, врачи-методисты, врачи-статистики, медицинские работники, рабочие, техники, инженеры, секретари, референты, диетологи, операторы, бухгалтеры, экономисты и др.

2. Управленческой деятельности. Их выполняют руководители структурных подразделений (заведующие отделами и отделениями), главные (старшие) инспектора, старшие ординаторы, старшие медсестры, руководители групп или программ, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Это уже менеджеры среднего уровня.

3. Общие. Выполнение их поручается работникам, имеющим в своем распоряжении менеджеров и направляющих их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Это руководители или менеджеры высшего уровня — главный врач, заместители главного врача.

В реальной системе, организации руководители-менеджеры, менеджеры среднего уровня выполняют функции из разных групп (табл. 7.1.1). В крупных системах руководители могут выполнять функции только из одной группы, а в малых — из двух или даже из трех групп. Символ «?» в табл. 7.1.1 указывает на возможность как наличия, так и отсутствия функций соответствующей группы в деятельности руководителя.

Функции управления реализуются набором навыков, операций и процедур управленческой деятельности, осуществляемых СУ. Так, для выполнения функций управления необходимо получить задание или его сформулировать; провести информационную работу; подготовить варианты решений; принять, согласовать и утвердить решение; организовать и проконтролировать его выполнение. Приведенная совокупность функций находится во взаимосвязи. Каждая операция должна включать набор процедур. Например, подготовка решения включает процедуры по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний и т. д. Таким образом, образуется следующая иерархия функций управления: конкретные; общие; набор операций; типовые процедуры. Отсутствие каких- либо операций или процедур может привести к низкой эффективности выполнения функций или к их невыполнению. Так, без про-

Распределение функций среди работников системы

Таблица 7.1.1

ведения информационной работы (оценки ситуации, получения и обработки достоверной информации) дальнейшая работа будет затруднена.

Каждая функция, операция и процедура имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость определяется в часах. Сложность имеет три уровня, низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых операций. Низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технологических операций. Средний — преобладанием логических операций. Высокий — преобладанием творческой деятельности, включающий действия, основанные на принятии нестандартных решений. При расчетах рассматривается и нулевой уровень сложности, характеризуемый отсутствием правил, инструкций и документационного сопровождения их выполнения Таким образом, можно ввести численный эквивалент уровня сложности функции: высокий — 3, средний — 2, низкий — 1, нулевой — 0.

Практическое применение функций управления, их составляющих описано в гл. 7.4 на примере разработки служебно-должностных документов в управляемых системах, в частности, профессионально-должностных требований.

, - ■ *-*ѵ