Метод функционально - стоимостного анализа

В деятельности руководителя (менеджера), как и аппарата управления, особый смысл приобретает умелое использование таких методов управления, как сочетание анализа и синтеза, взаимоотношение части и целого, причинно-следственных явлений, ведущего звена, декомпозиции, сравнения, динамики, структуризации целей, экспертно-аналитического, параметрического, главного компонента, балансового, моделирования, аналитически-расчетного, аналогий, блочного, экономического, социолого-психологического и др.

ФСА может быть использован для решения вопросов совершенствования организационной структуры аппарата управления, уточнения функций отдельных подразделе1 ний и должностных лиц, повышения каче- ства процессов обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений, улучшения кадрового, информационного и технического обеспечения системы управления, регламентации процессов управления и т. д. Этот метод основывается на принципах системного и функционального подхода, соответствия значимости функций уровню качества их реализации, коллективного творчества.

Если системный подход требует анализа сферы управления организацией как целостной системы, состоящей из подсистем и элементов, предусматривает изучение внутренних и внешних связей, то функциональный подход дает возможность представить систему управления как комплекс выполняемых функций. При таком подходе исследованию подвергаются функции управления, обеспечивающие формирование целей; организацию и координацию деятельности системы и ее составных частей; выработку, обоснование, принятие и реализацию управленческих решений; использование комплексного подхода в работе с персоналом; представительство и внешнюю коммуникацию.

Задачей при функциональном подходе является получение запланированного результата при минимальных затратах на управление и деятельность системы. Поэтому при изучении функций рекомендуется полностью абстрагироваться от конкретной системы управления, ее организационной структуры (ибо не ставится цель совершенствовать систему управления) и рассматривать только функции и оптимальные способы их выполнения. Это дает свободу в нахождении принципиально новых решений, не связанных со старой организационной структурой, или же предельно упрощать ее, но так, чтобы при этом не снижалось качество выполнения функций.

Принцип соответствия значимости функций затратам и уровню качества их реализации заключается в том, что определяется важность каждой функции системы управления в сравнении с другими, фактические затраты на осуществление и качество их выполнения. Затем происходит со

поставление значимости функций с затратами на реализацию и уровнем качества осуществления, т. е. дается экономическая оценка существующей и предлагаемой модели системы управления. Как правило, это следует проводить по принципу коллективного творчества, который дает возможность поиска и выработки наиболее эффективных вариантов совершенствования системы управления, используя при проведении ФСА различное сочетание индуктивных, дедуктивных и других способов мышления. При этом для решения задач привлекают широкий круг специалистов разного профиля и разных уровней управления.

ФСА осуществляется при:

1) организации систем и ее составных частей;

2) разработке моделей-схем систем управления вновь организуемых систем;

3) реорганизации органов управления действующих систем;

4) организации систем управления подразделений при их создании или развитии;

5) совершенствовании форм управления системой в период их реконструкции или технического оснащения (переоснащения);

6) совершенствовании системы управления, если возникают управленческие ситуации, и проблемы, требующие своего разрешения .

Целью ФСА в управлении системой или отдельной ее составной частью является сокращение затрат на осуществление функций управления при сохранении или повышении их качества; повышение эффективности работы аппарата управления.

Основные задачи ФСА следующие:

— достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления и затратами на его содержание;

— снижение себестоимости продукции (медицинской помощи), услуг и повышение их качества;

— повышение производительности труда аппарата управления и подразделений;

— экономное использование материальных, трудовых, финансовых и других системных ресурсов;

— устранение «узких мест» и диспропорций в управлении;

— улучшение использования производственных фондов и др.

В управлении системой медицинской помощи метод функционально-стоимостного анализа может найти широкое применение, особенно в условиях рыночной экономики, придать самостоятельность организации, например, при получении учреждениями (больницы, поликлиники, отделения и др.) статуса самостоятельных медицинских учреждений, самофинансирования.

Сущность ФСА, как уже отмечалось, состоит в том, чтобы обеспечить всесторонние системные производственно-экономические исследования каждого, например, вида медицинской помощи или медицинских услуг, равно как и любого управленческого действия, в частности, управленческого решения, на предмет их экономической целесообразности. Как следует из названия метода, главное — это определение всех функций и обеспечение реализации их.

Применение метода ФСА включает такие последовательные этапы: подготовительный, информационный, творческий, исследовательский, аналитический, рекомендательный и внедренческий.

На подготовитель!юм этапе формируется исследовательская рабочая группа, проводится комплексное обследование деятельности системы и управления ею, осуществляется выбор объектов ФСА, определяются конкретные задачи проведения анализа, составляется рабочий план и приказ о проведении ФСА.

На информационном этапе осуществляется сбор, систематизация и изучение сведений, характеризующих систему управления, а также данные по аналогичным системам, передовому опыту совершенствования управления.

Аналитический этап является наиболее трудоемким, но и самым главным.

На творческом этапе разработчики, экономисты выявляют систему мероприятий коренного улучшения потребительских свойств медицинской помощи и услуг. Если она не соответствует предъявляемым требованиям вообще, то создают принципиально новую.

Проверка эффективности предложенного решения осуществляется на исследовательском этапе путем проведения социальных, медико-экономических расчетов, осуществлению необходимых экспериментов и контрольных проверок. На этом этапе разрабатываются проекты моделей-схем системы управления со всеми необходимыми обоснованиями. Выявленные оптимальные варианты оформляются в виде рекомендаций ФСА.

На рекомендательном этапе предложенные варианты по оптимизации модели-схемы управления анализируют независимые эксперты и специалисты соответствующих подразделений. По результатам коллегиального обсуждения (экспертов и специалистов) оформляются соответствующие заключения, которые и передаются руководству (лицам первой группы аппарата управления) для внедрения. Выбранный оптимальный вариант модели-схемы управления утверждается и принимается решением о порядке и механизме его внедрения.

На этапе внедрения результатов ФСА проводится подготовка к внедрению, разрабатывается система материального стимулирования лиц, которые будут внедрять проект, и оценивается фактическая экономическая эффективность от реализации.

Наиболее эффективный метод внедрения

ФСА в жизнь, как показала практика, — это формирование специальных структурно-функциональных групп в управляемой системе. Опыт показывает, что в такую группу следует включать специалистов разного профиля — врача-методиста по проблеме разработки, врача-производственника (лечебного или профилактического профиля, в зависимости от профиля учреждения), экономиста-аналитика и специалиста АСУ. Подобные группы можно формировать как временные (для решения конкретной проблемы) или постоянные.

Метод ФСА имеет следующие достоинства:

1) объединяет исследования, разработку методико-технологических аспектов, подготовку и согласование при внедрении, например, методик, приемов или подходов организации системы, процесса управления, совершенствования деятельности и др; 2) оптимизирует соотношение между потребительскими свойствами товаров, услуг (например, вида медицинской помощи, медицинских услуг) и затратами на их реализацию; 3) «стыкует» деятельность разработчиков и потребителей по системе, например, врач — пациент; руководитель — исполнитель; 4) помогает мобилизовать и координировать работу разных людей, коллективов и подразделений для достижения единой цели; 5) формирует у руководителей и специалистов навыки экономически грамотного подхода к делу, которого еще порой не хватает многим работникам и который столь необходим в условиях реформ службы; 6) главное — метод очень результативен. Зарубежный опыт показывает, что каждый доллар, вложенный в обеспечение ФСА, дает 8—10 долларов (иногда и свыше 20 долларов) экономии. Поэтому менеджерам систем медицинской помощи и охраны здоровья населения следует позаботиться о подготовке методистов-организаторов ФСА, специалистов по поиску экономически целесообразных решений, о внесении изменений в программы обучения специалистов и сотрудников.

Итак, реализуя свои должностные обязанности, руководители и специалисты имеют в арсенале своей управленческой деятельности современные методические подходы, такими, как системный и функциональный.