Методические указания по организации информационного обеспечения управленческой деятельности в системах медицинской помощи

1. Общие положения

1.1.Теория информации определяет понятие «информация» как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий. Иначе говоря, информация — это новые сведения, воспринятые, понятые и оценены потребителем как необходимые для принятия тех или иных решений.

1.2.Руководителю информация необходима на всех пяти фазах процесса управления, но на каждой фазе имеются существенные различия в информационном обеспечении.

1.2.1. На фазе принятия решения, когда условия, в которых они принимаются, имеют степени определенности; сложности и динамики.

1.2.2. При составлении плана реализации решения учитывается тот фактор, как будет оно выполняться, определяется, в какой степени система подготовлена к его принятию, какие мероприятия необходимы для подготовки, а также кто, что, в какие сроки, какими средствами будет выполнять решение.

1.2.3. При регулировании системы для реализации управленческого решения информация необходима до того, как будут проводиться определения регулирующих (корригирующих) мероприятий при выходе системы из заданной программы реализации решения.

1.2.4. При проведении контроля — для определения состояния дел и формирования информационного канала по принципу обратной связи на всех фазах процесса управления.

Запрос на информацию зависит от компетентности руководителя.

1.3. Требования, предъявляемые к информации

1.3.1. Информация должна иметь целевое назначение в момент передачи для ее использования.

1.3.2. Располагать определенной ценностью.

1.3.3. Быть надежной и достоверной в отношении объективной действительности.

1.3.4. Не должна быть избыточной, но и в тоже время достаточной. Четко сформулированная цель устраняет избыточность информации.

1.3.5. Быть быстродействующей.

1.3.6. Должна характеризоваться определенной периодичностью, которая закладывается исходя из установленной периодичности управления заданной организационной моделью управляемой системы.

1.3.7. Обладать свойством сжатия (агрегации). На каждый иерархический (управленческий) уровень должна поступать информация, соответствующая и необходимая только этому уровню.

1.3.8. Должна характеризоваться адекватной стоимостью (адекватна ли ценность полученной информации затратам на ее получение).

1.3.9. Законность, незаконность информации. В органах и учреждениях системы медицинской помощи руководитель вправе получать любую необходимую ему информацию, но передавать в другие инстанции должен только официально утвержденную, например, формы статотчет- ности.

1.4. Виды информации

1.4.1. Директивная и ведомственная — это нормативная, правовая, инструктивно-методическая, утвержденная государственная и оперативная статистическая отчетность.

1.4.2. Научная и передового опыта — результаты НИР, рефераты, аннотации, методические рекомендации, инструкции- рекомендации, справочники, информация из различных источников о передовом опыте.

1.4.3. Из собственных источников — отчеты, справки, обзоры, специальные аналитические разработки управляемым разделам деятельности.

1.5. Источники получения информации

1.5.1. Внешняя среда:

1.5.1.1. Физическая.

1.5.1.2. Социальная.

1.5.2. Личность и общество — данные о здоровье населения.

1.5.3. Система — системе медицинской помощи.

2. Организация комплексной службы информации

2.1. Организовать информационное обеспечение можно лишь создав комплексную службу информации, обеспечивающую сбор, обработку, анализ, хранение, выдачу необходимой и достоверной информации для принятия управленческих и других решений, подготовки необходимых служебных или функциональных документов.

В основу организации службы информации должен быть положен принцип системности, в частности, такой методический прием, как системный подход, предполагающий решение на практике шести его аспектов, постановкой цели и задач организации данной службы.

Для создания службы информации необходимо своевременное обеспечение руководителя, должностных лиц и сотрудников аппаратов управления органов и учреждений системы медицинской помощи всесторонней, т.

В основу организационной структуры службы информации положены три вида (группы).

2.1.1. Группа директивной информации (служба информационного обеспечения директивной информацией).

2.1.2. Группа научной информации и передового опыта (служба информационного обеспечения научной информацией и информацией о передовом опыте).

2.1.3. Группа информации из собственных источников (служба информационного обеспечения из собственных источников).

Работа каждой из этих групп должна отражать информацию из всех четырех источников (см. п. 1.5)

2.2. Организация групп информации

2.2.1. Решение системно-компонентного аспекта системного подхода состоит в следующем.

2 2.1.1. Определении состава групп и их руководителей, как структурных подразделений отдела управления (оргметодотдела или кабинета). Если группы информационного обеспечения создаются на общественных началах, то за работу группы директивной информации должен отвечать непосредственно первый руководитель, а остальные возглавляют его заместители и другие должностные лица. Например, группу научной информации — заведующий библиотекой или один из заведующих отделением.

2.2.1.2. Подборе кадров и распределении между ними обязанностей.

2.2.1.3. Определении материальной базы группы (технические средства, оргтехника, организация рабочих мест).

2.2.1.4. Выборе носителей и вида информации — карты учета движения информации и вида учета резолюций должностных лиц (для директивной информации), перфокарты, каталожные карточки с формированием картотеки, гибкие магнитные диски и т. д. Для других видов информации — рефераты, обзоры, справки, разработка статистических материалов, форм запросов, планы-задания, планы-отчеты и т. д.

Примечание: резолюции должностных лиц следует писать на специальной форме- бланке, содержащей такие разделы: название документа или задания; кому поручается выполнение; что необходимо сделать (указать цель, задачи и проблемы по каждой из задач); как это сделать и к какому сроку.

2.2.2. Решение системно-функционального аспекта системного подхода таково:

2.2.2.1. Разработка положения о комплексной службе информации управляемой системы.

2.22.2. Разработка служебно-должностных документов сотрудников групп информационного обеспечения (должностные инструкции, должностные характеристики, профессионально-должностные требования). В случае, если функционирования групп информационного обеспечения на общественных началах, то в функциональные обязанности привлекаемых для работы в них сотрудников вносят необходимые изменения и дополнения.

2.2.2.3. Разработка технологических карт и технологии работы с различными видами информации в соответствии с профилем группы.

2.2.2.4. Составление плана работы группы. При этом для соблюдения целенаправленности, своевременности, достоверности, периодичности и других требований, предъявляемых к информации, план работы групп должен быть ориентирован на мероприятия комплексного плана управляемой системы. Мероприятия плана работы групп должны быть внесены в личные планы работы исполнителей.

2.22.5. Составление перечня имеющихся в наличии документов, каталогов, карточек, папок, магнитных способов носителей всех видов информации.

2.22.6. Разработка форм-бланков на запрос-ответ необходимой информации для должностных лиц.

2.2.2.7. Разработка карт-анкет по организации службы информационного обеспечения.

2.2.3. Решение системно-структурного аспекта системного подхода:

2.2.3.1. Определение порядка взаимодействия между сотрудниками групп, как и между каждой из групп, в работе над информацией из различных источников.

2.2.3.2. Определение потока информации в отношении каждого сотрудника, необходимой ему для работы, исключив возможность ее недостаточности и избыточности.

2.2.3.3. На основании разработанного порядка взаимодействия составить схему движения информационного потока внутри управляемой системы.

2.2.4. Решение системно-интегративного аспекта системного подхода таково:

2.2.4.1. Организация повышения квалификации работников по работе с источниками информации.

2.2.4.2. Организация повышения квалификации работников по использованию технических средств в работе с информацией, овладение новыми методиками.

2.2.4.3. Обеспечение знания и понимания работниками групп информационного обеспечения роли информации в улучшении управленческой деятельности, внедрение принципов материального и морального стимулирования.

2.2.5. Решение системно-коммуникационного аспекта системного подхода таково:

2.2.5.1. Разработка каналов поступления информации в систему.

2.2.5.2. Определение направления каналов на конкретных должностных лиц и исполнителей.

2.2.6. Решение системно-исторического аспекта системного подхода следующее:

2.2.6.1. Анализ существующего положения дел в информационном обеспечении (результатов проделанной за анализируемый период времени работы).

2.2.6.2. Составление перспективной модели информационного обеспечения управленческой деятельности системы.

2.2.6.3. На основании сопоставления расчетной модели и реального состояния дел выявить «узкие» места, наметить мероприятия по развитию службы (перспективный план развития службы информационного обеспечения, определить ориентировочные сроки реализации, выделить задачи, подлежащие решению в текущем году).

3. Подготовить и издать приказ по организации (совершенствованию) комплексной службы информации и обеспечить его реализацию.

14.4.3.