Общая характеристика процесса управления

Согласно теории менеджмента управление рассматривается и как процесс Именно процесс управления обеспечивает функционирование системы, ибо в «... любой самоуправляемой системе есть “механизмы”, осуществляющие и упорядочивающие воздействие на ее компоненты, координирующие их функционирование, регулирующие взаимо юйствие системы с внешними условиями» [14.

Можно выделить три основных вида управленческих операций (рис. 6.1.1).

Как следует из рис. 6.1.1., управленческие операции бывают последовательные, параллельные и параллельно-последовательные.

Последовательные — это такие, где каждая последующая операция возможна только после выполнения предыдущей; параллельные — это одновременное, параллельное выполнение одних и тех же операций, например, двумя группами исполнителей; параллельно-последовательные предусматривают частичное совмещение операций.

В управленческой практике есть все виды управленческих операций и их сочетание.

— последовательному — изучение ситуации, формирование замысла, конкретизация задания исполнителю, подготовка вариантов решения, выбор и утверждение решения, исполнение и контроль за исполнением решения, подведение итогов и т. д.;

— параллельному — изучение ситуации, формирование замысла, конкретизация задания исполнителям (одного и того же задания двум и более исполнителям, рабочим группам или коллективам), подготовка исполнителями своих вариантов решения, дискуссия (по методике голосования «за» и «против», коллективной дискуссии, деловой или ситуационной игры), выбор и утверждение решения, исполнение и контроль за исполнением решения, подведение итогов и т. д.;

— параллельно-последовательному — внесение предложений, например, заместителями главного врача, изучение предложений, конкретизация заданий исполнителям руководителем на основании углубленного анализа, доработка исполнителями своих вариантов решения, обсуждение уточненных вариантов решения, представленных исполнителями, утверждение оптимального

А. Последовательный

Б. Параллельный

В. Параллельно-последовательный

Рис. 6.1.1. Варианты управленческих операций

(согласованного) варианта решения, подготовка к запуску, исполнение и контроль за исполнением решения, подведение итогов и т. д.).

В процессе управления реализация операций осуществляется по определенной технологии, где под технологией следует понимать систему операций и процедур (информационного, логико-мыслительного, расчетно-вычислительного и организационного порядка), выполняемых в определенной последовательности и сочетании (комбинации) вручную или с использованием технических средств (Требования к технологии описаны в гл.

Процесс управления включает множество операций, которые группируются по этапам целеполагания, оценки ситуации, определения проблемы, принятия и реализации управленческого решения. Эти этапы характеризуют закономерную последовательность формирования и осуществления воздействия. В рамках процесса управления может быть множество разнообразных комбинаций операций и последовательностей их выполнения. Они укладываются в общее содержание процесса управления и вместе с тем отражают специфические условия достижения эффективности управления, экономии времени, использования ресурсов и пр. В этом случае и говорят о технологии управления, которую надо разрабатывать, учитывая конкретные условия, предполагаемый результат и общие закономерности процесса управления. Можно сформулировать несколько принципов построения технологии управления:

1. Принцип нормативного использования ресурсов (квантификации управления, дозирования ресурсов для разработки решений определенного типа). Любая деятельность, в том числе и управление, ограничена определенной величиной, составом и структурой ресурсов. Выполнение любых операций связано с использованием, распределение которых по операциям и стадиям определяет его эффективность.

2. Принцип рациональности информационного обеспечения управления. Так, большую долю в нем занимают информационные операции, связанные с поиском, получением, обработкой, передачей информации. Технологические схемы должны быть построены так, чтобы при выполнении операций стала максимально доступной необ- ходимая информация и были отрегулированы по критериям ценности ее объемные характеристики.

3. Принцип экономии времени. Формирование воздействия на управление по мере реализации операций совершается во времени и возможны различные варианты временных характеристик технологии управления. В современных условиях экономия времени становится одним из главных факторов эффективности управления. Она определяет своевременность управленческих решений, оперативность и ритмичность процессов управления.

4. Принцип интенсификации. Этот принцип заключается в требовании наиболее полного использования ресурсов, сокращении их потерь и рационализации величины их запасов. Это относится ко всем видам ресурсов, но наибольшее значение этот принцип имеет для использования медицинских, технических, людских, финансовых ресурсов.

5. Принцип интеграции технологии управления в рамках общего функционирования системы управления. Так, в процессах управления разрабатываются разнообразные управленческие решения и при этом используются различные технологические схемы (простые и сложные, линейные и ветвящиеся, строго последовательные и возвратные и т. д.). Управление будет эффективным, если достигается интеграция различных технологических схем. Факторами, способствующими достижению интеграции, являются методология и организация управления, распределение функций в системе управления, структура управления, система мотивации персонала, регулирование степени централизации управления (делегирование полномочий), стратегия управления и использование компьютерных технологий.

В технологии управления важную роль играют взаимодействия звеньев системы управления. В разработке управленческих решений, как правило, задействовано множество подразделений и отдельных специалистов. Организация их взаимодействия в структуре операций и времени является важной и сложной задачей. Существуют методики сетевого планирования, которые дают возможность найти рациональный вариант такого взаимодействия.

Технология управления — искусство, мастерство и умение, набор средств и методов для осуществления целенаправленного управленческого воздействия. Она включает совокупность методов и средств сбора и обработки информации; приемов эффективного воздействия на работников; принципов, законов и закономерностей организации и управления; систем контроля.

Основные объекты технологии управления — это человек, организация, общество. В отличие от технократических технологий (машиностроение, металлообработка и др.) технологии управления не детерминированы, поэтому нахождение общего (определенного) и особенного (неопределенного) в ОУ является важной задачей любого руководителя и исследователя.

В зависимости от организации и состояния ее дел могут использоваться такие виды технологий управления: по целям; по результатам; на базе потребностей и интересов; путем постоянных проверок и указаний; в исключительных случаях и на базе искусственного интеллекта; на базе активизации деятельности персонала.

В рамках одной крупной организации могут применяться различные технологии управления и даже их сочетания. Основным регулятором использования технологии управления являются способы целевого управления. На рис. 6.1.2 представлены варианты совместного использования технологии управления.

Сочетания личных технологий управления в одной системе составляют инновационные методики прорывов организаций на новые рубежи. Прорывы обычно носят кратковременный характер. Они проводятся с группой специалистов 7-15 человек в течение 3-10 дней один раз в 3-5 лет в зависимости от желаемого уровня получения результатов и управленческого уровня подготовки специалистов.

Методика прорывов реализуется в организациях для проработки методики перехода, например, на новые схемы управления управленческой деятельности, так как ста-

Рис. 6.1.2, Распределение управленческих технологий

рые являются неадекватными изменившимся социально-экономическим условиям (рыночных отношений, смены форм собственности и др.) или виды медицинских услуг, постепенно теряющих спрос среди населения. И тогда руководство решает перейти на оптимизированную модель управления, новую перспективную медицинскую технологию или вид медицинских услуг. Обычно этот процесс является очень болезненным как с технологической, технической, так и с социальной стороны. Для предвидения возможных осложнений, составления плана мероприятий и натурного моделирования в организации проводится учебный тренинг, в котором принимают участие все функциональные руководители и большая часть медицинских работников. По разработанным планам и методике (в течение 5-7 дней) медицинское учреждение или служба начинает работу по переходу на новые медицинские или управленческие технологии.

Затем система возвращается на исходные позиции и руководство по результатам тренинга принимает уже более взвешенные и обоснованные решения, а персонал более спокойно реагирует на нововведения.

’Чтобы руководителю было легче ориентироваться в выборе тех или иных технологий управления для своей организации, приводятся таблицы с набором ситуаций, требующих использования соответствующей технологии. Это лишь небольшая часть ситуаций, которые встречаются в том или ином сочетании в реально существующих организациях. Если заинтересованные руководители в каждой таблице поставят галочки о наличии у них каких-либо из перечисленных устойчивых ситуаций, то они смогут оценить общее положение в организации и составить себе план действий. Так, при трех или более ситуациях, приведенных в соответствующей таблице, руководителю рекомендуется активно применять названную в таблице технологию управления.

Если в организации имеется одна или две ситуации, то руководитель должен задуматься о возможности использования указанной технологии. В случае, когда более трех таблиц рекомендуют руководителю активно применять конкретную технологию управления, то в организации необходимо провести обучение-прорыв либо тренинг по ней.

Технология управления в исключительных случаях рекомендуется для организаций либо работающих по жестко регламентированной технологии либо с доверительной (функциональной) структурой управления. Жестко регламентированная технология предусматривает четкое распределение всех управленческих и производственных функций, взаимодействия с вышестоящими субъектами и коллективом.

Доверительная структура управления — это феномен рыночной экономики. Она формируется при создании новой организации (приватное медицинское учреждение, медицинское предприятие и др.), в которых учредители связаны между собой дружескими или семейными отношениями; учредители или работники могут профессионально выполнять все виды деятельности.

Эта технология управления эффективно реализуется кольцевой схемой организационных отношений. Например, четыре человека — давние друзья — решили организовать приватное медицинское учреждение по оказанию офтальмологической медицинской помощи определенному контингенту пациентов. Один из них хорошо разбирается в офтальмологии, второй — может организовать достаточный круг пациентов, третий — хорошо знаком с компьютерами и информационными технологиями и может вести учетную и бухгалтерскую работу и, наконец, четвертый — имеет склонность к дизайну и может обеспечить оформление организации. Таким образом, каждый из них может профессионально выполнять свою часть общих функций организации. Один из четырех формально должен быть избран директором для осуществления необходимых функций связи с внешней средой. Однако его внутренняя административная деятельность должна быть сведена к минимуму. Иначе могут возникнуть устойчивые конфликты.

Технология управления, базируясь на активной деятельности персонала, реализуется путем стимулирования (морального и материального) и мобилизации.

Стимулирование на уровне удовлетворения основных материальных потребностей (в питании, одежде и жилье) формирует минимальную эффективность труда. На этом этапе моральные стимулы практически не играют никакой роли. Стимулирование на уровне удовлетворения основных социальных потребностей решает задачу повышения эффективности труда до критичес

кой точки «А», определяемой физическими возможностями человека. Моральные стимулы здесь играют второстепенную роль, лишь незначительно повышая эффективность. Стимулирование на уровне удовлетворения материальных и социальных интересов существенно меняет эмоциональное состояния работника, придавая ему «второе дыхание».

Мобилизация — это формирование у работника на базе общечеловеческих моральных ценностей отношения к организации новых движущих сил для достижения поставленных целей.

Производительность труда человека во многом зависит от его эмоционального состояния, настроения. Управлять этим состоянием — основная задача этой технологии.

Технология управления на базе потребностей и интересов основана на стимулировании деятельности человека через его потребности и интересы. Эта технология обеспечивает взаимодействие управляющей и управляемой системы. Она рекомендуется для организаций в небольших регионах (малых городах, поселках т. д.), деятельность которых существенно влияет на муниципальную инфраструктуру. Например, в поселке ІДыбли (Киевской области) в крупную организацию (республиканский госпиталь инвалидов войны и труда) входят многие более мелкие обслуживающие организации, в которых работает большинство трудоспособного населения поселка. Теория потребностей требует от руководителей осуществлять управленческие отношения только через интересы и потребности, так как другие воздействия приводят к противодействию.

Технология управления по целям представляет собой управление по упреждению (предвидению) для организаций с сильным аналитическим подразделением. В основе этой технологии лежит бизнес-план, который составляется как для организаций, так и для каждого ее работника. Различают три вида управления — простое целевое, программно-целевое, регламентное.

Простое целевое управление предусматривает разработку руководителем только сроков и конечной цели управления без

указания механизма ее достижения. При этом цель может быть достигнута в предусмотренные сроки или раньше, а может и не быть достигнута. Таким образом, простое целевое управление дает большой простор для инициативных решений, принимаемых подчиненными, хотя достижение цели не гарантируется.

Программно-целевое управление предусматривает разработку руководителем целей управления и механизма реализации, а также сроков, учитывая состояние промежуточных значений процесса. Цель здесь будет достигнута в предусмотренные сроки.

При регламентном управлении руководителем разрабатывается конечная цель управления и ограничиваются параметры и ресурсы, например, движение происходит только в направлении к цели при заданном ограничении ресурсов. При этом цель будет обязательно достигнута, но в сроки, которые заранее трудно определить.

Программно-целевое и регламентное управление относятся к научному управлению, а простое целевое — к управлению на уровне здравого смысла («хотел сделать как лучше»). Управление по целям включает также научный подход к решению проблем, связанных с риском (риск-менеджмент). Управление риском складывается из пяти стратегий: уклонение от деятельности, содержащей определенный риск; ответственность за риск с гарантией полной компенсации за счет собственных средств; продажа и передача ответственности за риск другому лицу, например, страхователю; сокращение возможных отрицательных последствий от риска с помощью превентивных мер, например, создание системы пожаротушения, неприкосновенного запаса сырья, формирования запаса медикаментов т. д.; ставка на риск, использование всех ресурсов в одной сфере деятельности («пан или пропал»).

Технология управления путем постоянных проверок и указаний основана на жестком планировании деятельности подчиненных и постоянном внимании руководителя к их текущим делам. Эта технология эффективна для небольших организаций, в которых авторитет и профессионализм руководителя вне сомнений, например, для новых наукоемких организаций, учебных организаций, новых учреждений-производств, услуг или для организаций, где на договорной основе работают консультанты-менеджеры. Здесь предусматривается линейная структура управления звеньями. Цикл процесса управления включает постепенное изменение ситуации относительно неизменной цели, так чтобы проблема была минимальной за счет постепенной реализации комплекса мероприятий (решений).

Технология реализуется в трех формах: наставничество (постоянное нахождение работника в поле зрения закрепленного за ним руководителя или специалиста); коллективные формы обучения с индивидуальным контролем; периодический контроль (осуществление руководителем или специалистом регламентных проверок, бесед и разбора ситуаций). Обычно такая технология носит временный характер, до достижения соответствующим персоналом требуемой квалификации.

Каждая управленческая операция, кроме своей технологии, требует и своих управленческих процедур. Управленческая процедура — это система последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке и заданной степенью регламентации организационных, медицинских, социальных операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой. Например, последовательность действий и установленный порядок согласования, подписания приказа или другого документа.

В литературных источниках встречаются и другие определения процесса управления. Так, по утверждению Г. X. Попова (1985), «процесс управления — это деятельность объединенных в определенную структуру субъектов управления..., направленная на достижение поставленных целей управления путем реализации определенных функций и применения соответствующих методов и принципов управления» [31. с. 31]. . .

В практической деятельности равноценным понятию процесс управления встречаются такие, как управленческие отношения и управленческие механизмы. К сожалению, ныне еще нет единства взглядов по определению указанных понятий. Так, А. М. Омаров (1980) не согласен с включением в понятие механизма управления других элементов, кроме тех, которые обеспечивают непосредственную разработку управленческих решений и их реализацию. С точки зрения такого подхода механизм управления охватывает органы, кадры, информационные потоки, технику и методы управления. Однако в этом случае неясно, входит ли процесс управления в механизм управления и как они взаимодействуют друг с другом.

В нашем понимании, все особенности взаимодействия субъекта и объекта отражаются в процессе управления. Поэтому управление — это процесс динамичного развертывания того или другого механизма управления соответственно его параметрам и свойствам. И тогда процесс управления — это порядок осуществления механизма управления. Он сопровождает или, точнее, обеспечивает фактическое действие последнего. Процесс управления, таким образом, интегрирует действия всех элементов механизма управления, которые выводят систему на конечные цели.

Содержание управления как процесса раскрывается в его функциях, представляющих виды деятельности, с помощью которых СУ воздействует на управляемый объект. Вне функций управления нельзя представить в полном объеме процесс управления, его содержание в конкретной управляемой системе, т. е. анализ процесса управления с функциональных позиций составляет основу для определения и конкретизации объема деятельности, ее содержания по каждой из управленческих функций, расчета численности управленческого персонала и, в конечном счете, моделирования, например, аппаратов управления.

Суть процесса управления, в конечном итоге, состоит в организации информационных потоков, принятии управленческих решений и их реализации. Следовательно, процесс управления складывается из ряда последовательных, взаимосвязанных действий и носит циклический, относительно замкнутый характер. И тогда действия в процессе управления называются технологическими фазами (М. X. Мескон, 1992) или этапами (Ю. Ю. Екатеринославский, 1982), причем их число варьирует в довольно широких пределах — от 2 до 15 и более, в зависимости от характера системы или объекта. Так, согласно утверждению В. Л. Дерябиной (1983), процесс управления состоит из двух фаз — выработки управленческих решений и их реализации. По мнению И. Б. Эдлш.ского и др. (1985), процесс управления состоит из шести этапов: выявление проблем, исследование проблем, разработка проектов решения, принятие управленческого решения, реализация решения, анализ эффективности решениях.

С. Янг (1976) считает целесообразным разделить процесс управления на десять этапов: определение целей организации; выявление проблем; изучение проблем; поиск решения; оценка и выбор решения; согласование варианта решения; утверждение решения; подготовка к вводу решения в действие; управление его применением; проверка эффективности решения.

Исходя из технологической и функциональной сущности процесса управления, его следует рассматривать во взаимосвязи и взаимообусловленности, которые имеют пять технолого-функциональных фаз (рис. 6.1.3) — выработка и принятие управленческих решений, планирование реализации управленческих решений, доорганизация системы для реализации управленческих решений, регулирование системы для реализации управленческих решений и контроль. Каждая из фаз процесса управления имеют свою технологию и функцию.

Как следует из рис. 6.1.3, своего рода «запуском» процесса управления является управленческое решение, тогда как остальные фазы обеспечивают его реализацию. Подобный подход в полной мере соответствует основным требованиям, предъявляемым к процессу управления (в частности, целостность и непрерывность), а также раскрывает сущность управленческого труда и особенности управленческих механизмов

Рис. 6.1.3. Схема процесса управления и его технолого-функциональных фаз

при управлении конкретным разделом работы или решении возникающих управленческих проблем (ситуаций). Поэтому нельзя согласиться с подходами к этому вопросу С. Янга (1976) и И. Б. Эдлинского (1988) так как это не столько этапы процесса управления, сколько отдельные технологические приемы или процедура первой технолого-функциональной фазы — выработка и принятие управленческого решения.

Исходными позициями для осуществления процесса управления, кроме наличия организованной системы, является целепо- лагапие. Целеполагание предусматривает формирование генеральной цели, стоящей перед системой, а также декомпозицию ее на подцели, которые определяют конкретные оперативные, ситуационные или стратегические направления деятельности в пределах пространственных и временных характеристик, і. е. так называемое тактическое целеполагание. . ■

Целеполагание (генеральное или тактическое) неизбежно приводит к возникновению или формированию управленческой ситуации, появившейся извне или сформированной самой системой. В свою очередь, возникновение управленческой ситуации, т. е. как следствие реализации целей-подцелей или в результате объективно сложившихся обстоятельств), особенно непрогнозируемых, может повлечь за собой необходимость дополнительного введения подцелей или уточнения имеющихся. Но независимо от условий возникновения или определения управленческих ситуаций последние требуют своего осмысления и разрешения в виде сформированного реального и обоснованного «замысла» и конкретных целенаправленных действий.

6.2.